¿SE PUEDE EXTERNALIZAR UN CANAL DE DENUNCIAS?

Sí, la Directiva (UE) 2019/1937 o Directiva Whistleblowing permite que el canal de denuncias de cualquier entidad pueda ser gestionado por un tercero externo, si bien, una vez se admita la denuncia y se cree el expediente, la investigación y tramitación de la misma deberá llevarla a cabo el comité ético de la entidad o el organismo designado para ello.

CONSULTORES OBLIGADO CUMPLIMIENTO AGENTE EXTERNO CANAL DE DENUNCIAS.

NORMATIVA QUE LO REGULA

Como ya hemos adelantado, la gestión externa del canal de denuncias está contemplada en la Directiva Whistleblowing. Además, la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado también recoge la posibilidad de externalizar la gestión del canal de denuncias, siempre y cuando el compliance officer sea un órgano de la entidad.

¿QUÉ ES UN CANAL DE DENUNCIAS EXTERNO ?

Un canal de denuncias externo o, de forma más exacta, el canal de denuncias gestionado de forma externa, es el canal de comunicación que una entidad privada debe establecer para recoger las denuncias verbales, por escrito o digitalmente sobre los acciones ilícitas que se produzcan dentro de la entidad.

Esta puntualización que hacemos sobre que se trata de un canal de denuncias gestionado de manera externa

el canal de denuncias externo propiamente dicho, es aquel canal del que disponen personas debidamente cualificadas para recoger denuncias sobre infracciones, es decir, son los canales de denuncias puestos a disposición de los ciudadanos por entidades competentes como es Consultores Obligado Cumplimiento.

Por lo tanto, el canal de denuncias de gestión externa de una empresa es un canal de denuncias gestionado por un tercero, con la cualificación competente. CONSULTORES OBLIGADO CUMPLIMIENTO como Agente Externo de Canal Denuncias cuenta con las figuras legales en su Departamento de COMPILANCE Delegado de Protección de Datos, Auditor de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, Master en Prevención de Riesgos Laborales, Agente Técnico Superior de Plan de Igualdad de Oportunidades, Perito en Seguridad Alimentaria, Control Horario de Trabajadores,

BENEFICIOS DE CONTRATA DE GESTIONAR CON NOSOTROS TU CANAL DE DENUNCIAS

GARATÍA DE CONFIDENCIALIDAD

Ofrece a los denunciantes garantía de confidencialidad y que la denuncia será estudiada por un abogado externo a la compañía. garantizado mayor independencia.

PRUEBA DE RESPONSABILIDAD PENAL

Puede ayudar a atenuar las penas o eximir la responsabilidad de la empresa de la comisión de determinados delitos por parte de sus miembros.

EVITAR QUE LOS DENUNCIANTES ACUDAN A OTRAS VÍAS JURÍDICAS PARA DENUNCIAR

Puede evitar que los denunciantes acudan a otras vías para denunciar,

como pueden ser las redes sociales o los medios de comunicación.

MITIGAR EL TEMOR A POSIBLES REPRESALIAS

La gestión externalizada de las denuncias ofrece mayor confidencialidad para el denunciante, incluso no siendo anónima, la identidad del denunciante estará

completamente protegida.

PRIMER FILTRO PARA LAS DENUNCIAS

El canal de denuncias de gestión externa supone un primer filtro para las denuncias, puesto que se estimará sus grados validez y veracidad, «ahorrando» parte del trabajo del comité ético o de cumplimiento.

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NORMATIVA

LA NUEVA DIRECTIVA EUROPEA TE OBLIGA A CREAR CANALES INTERNOS DE DENUNCIA DE INFRACCIONES

Una normativa para reforzar la protección de los denunciantes en la Unión Europea, se trata de la Directiva (UE) 2019/1937. La principal novedad es que obliga a las empresas a disponer de canales internos de información a través de los cuales tanto trabajadores (asalariados o no), voluntarios, accionistas, directivos o personal en prácticas puedan realizar denuncias confidenciales sobre infracciones fiscales, blanqueo de capitales, violación de la protección de datos, daños a la salud de personas o medio ambiente, evasión de impuestos…

Los estados de la Unión Europea, entre ellos España, tienen ahora la misión de incorporar esta Directiva a su legislación nacional con anterioridad a diciembre de 2021. Si alguno de los miembros de la UE no adaptara su normativa a la Directiva, ésta pasaría a se directamente aplicable.

¿Qué empresas deben tener un canal de denuncias interno?

Deben tener un canal de denuncias interno:

• Las empresas con 50 o más trabajadores.
• Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
• Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
• Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
• Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
• Empresas con un programa de compliance (puesto que el canal de denuncia es uno de los elementos del mismo).
• Empresas con Plan de Igualdad, puesto que deben implementar un canal denuncia.
• Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores, para reportar situaciones de acoso o violencia.

El canal de denuncias interno es la vía de comunicación a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias (o comunicaciones) hechas por los miembros de la propia empresa o por otras personas vinculadas a ella, sobre posibles conductas irregulares o ilícitas que de las que puedan haber sido testigos o tengan conocimiento y que sean contrarias a las normas de la empresa, tanto internas como externas.

Por lo tanto, el canal de denuncias en las empresas es una herramienta que permite detectar comportamientos irregulares o ilícitos dentro de la propia empresa, ya sean estos contra normativas nacionales o internacionales vigentes o contra la propia normativa interna de la empresa. A través del canal de denuncias interno, los miembros de la empresa y aquellas personas externas, pero vinculadas a la misma, pueden denunciar dichos comportamientos, para que el correspondiente órgano o comité trámite y, en su caso, investigue las denuncias recibidas.

El canal de denuncias interno es una herramienta esencial de cualquier plan o programa de compliance o cumplimiento normativo y un requisito del plan de prevención de delitos penales, tal y como recoge la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y el artículo 31 bis del Código Penal. Por ello, la relación entre canal de denuncias y compliance es evidente, sin el primero tendríamos un sistema de gestión de compliance insuficiente y, seguramente, ineficiente.

A la hora de gestionar el canal de denuncias de la empresa resulta imprescindible contar con la figura del Delegado de Protección de Datos, ya que se trata de información altamente confidencial y que puede suponer riesgos para los interesados, tanto para el denunciante como para el trabajador objeto de la denuncia.

Se establecen, además, medidas de protección para quienes hagan uso del canal y de este sistema, tanto informantes como afectados. La Ley otorga protección frente a las represalias que puedan sufrir quienes informen sobre infracciones, por eso la importancia que las organizaciones maximicen la protección no solo en el canal sino en el sistema interno de información 

DESAFÍOS DE NEGOCIO Y DE ORGANISMOS PÚBLICOS Las empresas y entidades públicas tienen que cumplir una nueva regulación que obliga a realizar un esfuerzo importante para el cumplimiento de la Ley, dispone de un canal y sistema interno de información con altos niveles de seguridad, diseñar protocolos de actuación junto un plan de comunicación interna y externa. Esto supone un coste añadido en tiempo y recursos, no presupuestado que hace desviar la atención y el foco del cliente y del ciudadano.

¿Cuáles son las ventajas del Canal de denuncias en la empresa?

La implementación de un canal de denuncias en las empresas, más allá del cumplimiento de la ley, aporta una serie de ventajas a las organizaciones, entre las que destacamos:

• Una detección temprana de conductas delictivas o ilícitas, pudiendo ponerles freno antes de que sean más graves y supongan mayores daños para la empresa, tanto económicos como reputacionales.
• Si la infracción o el delito se produce, contribuye a reducir el impacto negativo en la reputación e imagen de la empresa y puede atenuar o eximir la responsabilidad penal de la misma (siempre que se pruebe que el canal de denuncias es efectivo).
• Al poder presentar denuncias anónimas, aumenta las posibilidades de que más miembros de la empresa recurran a este medio para denunciar conductas ilícitas u otros comportamientos nocivos, como el acoso.
• La investigación y sanción interna permite resolver problemas dentro de la empresa, sin llegar a los tribunales (siempre y cuando no se trate de delitos penales, en cuyo caso deben ser denunciados) y, por tanto, incluso sin que llegue a trascender públicamente, lo que minimiza el impacto en la reputación de la empresa.
• Favorece y promueve una cultura ética y transparente dentro de la empresa.

¿Para qué sirve el canal de denuncias compliance en la empresa?

Podemos decir que el canal de denuncias compliance en empresas sirve para cumplir con dos finalidades; por un lado, persigue la comisión de delitos e infracciones en el desarrollo de las actividades de las empresas y, por otro lado, proteger de una manera mucho más efectiva a los informantes.

Desde su finalidad como sistema para prevenir y perseguir la comisión de delitos e infracciones, el canal de denuncias interno busca cumplir con los siguientes objetivos:

• Detectar de forma anticipada posibles irregularidades o conductas contrarias a la ley o la normativa interna de la empresa.
• Combatir la comisión de irregularidades o delitos en las siguientes áreas:

• Contratación pública
• Competencia
• Servicios financieros
• Protección del medio ambiente
• Seguridad nuclear
• Sanidad animal
• Seguridad de los productos, de los alimentos y del transporte
• Salud pública
• Protección de los consumidores
• Protección de datos y privacidad
• Mercado interior e intereses financieros de la UE
• Fraudes y estafas
• Blanqueo de capitales
• Irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria

• Demostrar la eficacia del sistema de gestión de compliance y los controles del mismo.
• Hacer un uso apropiado del régimen disciplinario de la empresa y castigar a quienes cometen irregularidades o conductas ilícitas dentro de la misma.
• Colaborar con la investigación judicial, si se produce un procedimiento penal relativo a la empresa.
• Atenuar o eximir la responsabilidad penal de la empresa, en el caso de que se haya cometido un delito por parte de uno de sus miembros.

Como decíamos, la otra finalidad del canal de denuncias es proteger a los informadores de cualquier forma de represalia en su contra, con el fin de que más personas se decidan a dar el paso y denunciar aquellas irregularidades o comportamientos en contra de la ética y la normativa interna de la organización.

Plazos para implementar el canal de denuncias en las empresas

Los plazos máximos para implementar un canal de denuncias compliance son los siguientes:

• Empresas con más de 249 empleados: 3 meses tras la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• Empresas con más de 49 empleados: Hasta el 1 de diciembre de 2023.
• Municipios con menos de 10.000 habitantes: hasta el 1 de diciembre de 2023.

Requisitos y características del canal de denuncias para empresas

Para que un canal de denuncias o sistema de información interno sea eficiente, debe cumplir con los siguientes requisitos y características:

• Ser fácilmente accesibles. El canal de denuncias debe ser fácil de usar y ser accesible no solo para los miembros o empleados de una organización, sino para todas aquellas personas que puedan comunicar una irregularidad de la que hayan sido testigos a través de él.
• Garantizar la confidencialidad y el anonimato. Es imprescindible salvaguardar la identidad de los denunciantes ante posibles represalias,
• de manera que está prohibido el despido, la degradación, la negación de ascensos, la modificación sustancial de las condiciones de trabajo o cualquier otra acción similar como represalias contra el informante. Así mismo, también se prohíbe y perseguirá cualquier forma de acoso laboral o daño a la reputación del informante, como pueden ser las evaluaciones de desempeño negativas injustificadas. Esta protección tendrá una duración de dos años desde la finalización del proceso de investigación.
• Formar a los empleados. La empresa debe comunicar la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Asimismo, los empleados deben conocer el proceso y formato de presentación de denuncia, así como la comunicación de la misma a la persona afectada. Para esto se debe elaborar un reglamento del canal de denuncias y comunicarlo a todo el personal de la empresa y otras personas relacionadas, pudiendo, por ejemplo, publicarlo en la página web de la empresa.
• Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias. Si es necesario, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores.
• Establecer un régimen sancionador adecuado. Esto es, un sistema disciplinario que penalice el cumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
• Informar a los representantes de los trabajadores sobre todo lo relativo al canal de denuncias de la empresa.

Además, también se debe disponer de un equipo preparado para recibir y administrar las denuncias; para ello, la normativa establece el nombramiento de un Responsable del Sistema de Información Interno, que puede ser tanto una sola persona como un órgano colegiado, que se encargará de organizar y analizar las denuncias y determinar si deben tramitarse y comenzar un proceso de investigación interna.

Así mismo, se deben adoptar las medidas necesarias para tratar con la diligencia necesaria aquellas denuncias que incluyan información especialmente sensible. Este equipo (formado habitualmente por personas que forman parte de la Junta o de RR. HH), además, puede estar asistidos por un proveedor externo, es decir, un gestor del canal de denuncias externo (normalmente, un despacho de abogados o una consultoría), que se ocupa de recepcionar las denuncias, analizarlas y, en su caso, comunicarlas al Responsable si estiman que deben ser tramitadas.

Es recomendable contar con un software para gestionar la línea de denuncias y controlar las autorizaciones. El uso de la tecnología aporta muchas y buenas soluciones a la hora de tramitar denuncias dentro de la empresa. Los programas para gestión de reportes ofrecen módulos que permiten crear denuncias, archivarlas, organizarlas por tipos, adjuntar archivos o visualizar estadísticas. Además, permiten una comunicación bidireccional más fluida entre demandante/empresa.

NUESTRO MÉTODO

- Nuestro Sistema de Gestión está diseñado y gestionado de una forma segura que garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante.

- Gestión con un método de acuse de recibo de la denuncia en un plazo de 7 días a partir de la recepción.

- Nuestro departamento y sus consultores designados son competentes y actúan de forma totalmente imparcial a la hora del trámite y seguimiento de las denuncias. 

- Mantenemos comunicación transparente con el denunciante y en caso necesario solicitamos información adicional para acreditar veracidad sobre la denuncia formulada.

- Nuestro equipo consultor realiza un seguimiento diligente en lo que respecta a las denuncias anónimas.

- Damos respuesta en un plazo no superior a 3 meses desde el acuse de recibo según normativa aplicable.

- Facilitamos información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes.

- Servicio Jurídico experto en Canal Denuncias Normativa 2019/1937.

El 30 de noviembre próximo finaliza el plazo para que las empresas y entidades públicas tengan implantado un canal de denuncias y un sistema interno de información que proteja al informante de cualquier comunicación relativa a incumplimientos normativos y lucha contra la corrupción.